בשעה טובה, התנדבת לוועד ההורים. נהדר וכל הכבוד! ומה עכשיו? המממ… בפוסט הזה אסכם את הידע שצברתי מהניסיון שלי. 

מהם השלבים לאורך השנה, איך מחליטים כמה לגבות והכי חשוב: מה עושים עם הכסף? זה מה שעושים (פחות או יותר):

1. פגישת הכרות של חברי הוועד בינם לבין עצמם.
2. מחלקים את העבודה בין חברי הוועד (מי הגזבר/ית, מי מקבל הצעות מחיר, מי מבצע את ההזמנה בפועל וכו’).
3. פגישת תיאום ציפיות של נציגי הוועד עם הגננת.
4. בהתאם לפגישה עם הגננת מתכננים את התקציב ואת הפעילויות.
5. תכנון מסיבת סיום ומתנות סוף שנה לילדים ולצוות הגן.
6. תכנון התקציב: הכנו לכם טופס אקסל עבור הוצאות ועד הגן (לחצו על הקישור) עם כל ההוצאות הצפויות במהלך השנה. שימרו אותו במחשב שלכם ותוכלו לעדכן בהתאם.
7. כאשר אתם רושמים את שמות הילדים בטבלה, הם נספרים באופן אוטומטי (רצוי גם את שמות ההורים, כדי שישמש גם דף קשר).
8. מלאו את הטבלה בהתאם לתוכניות שלכם על-פי ההוראות בדף האקסל.

טיפים לניהול התקציב

• מומלץ לרכז את כל הכסף באפליקציה (ביט או אחרת). כך תוכלו לשלוח לינק להורים שיעבירו את הכסף במהירות ולמשוך את הכסף לפי הצורך.
• רצוי להוסיף כ-10% בסעיף “בלתי צפוי”. ייתכן שיצוץ אירוע שבשבילו תרצו להשתמש בכסף (החלפת אנשי צוות, לידה, תמיכה בילד שאין באפשרות הוריו לשלם וכד’).
• בסוף השנה תוכלו לדעת אם להגדיל או לצמצם את מתנת סוף השנה.
• נשאר לכם כסף בסוף השנה? אפשר לארגן פעילות חריגה בגן (הבאת מפעיל/ה, קוסם וכד’) או לקחת את הילדים לסרט / הצגה או אפילו לתרום את הכסף לעמותה כלשהי.